Tất tần tật thông tin cho bạn trước khi thuê máy photocopy

 

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tổng quan về mọi thứ bạn cần biết để thuê máy Photocopy tại hầu hết các công ty cho thuê máy tại Việt nam. Nó sẽ giúp bạn xác định được các chi phí và những cân nhắc cần lưu ý khi đưa ra quyết định của bạn.

 

 

1. Tại sao lại thuê máy Photocopy?

Có rất nhiều lý do để trả lời cho câu hỏi  tại sao việc thuê máy photocopy là một lựa chọn tốt hơn so với mua một máyphotocopy. Thuê máy không chỉ giúp bạn tránh phải chi trả toàn bộ chi phí cho một máy mới với số tiền khá lớn, mà bạn còn sử dụng linh hoạt khi đơn vị bạn không thật sự cần một máy photocopy trong một thời gian dà vì rất có thể máy chỉ cần trong thời gian ngắn cho một số tường hợp hoặc một số sự kiện.

Các trường hợp có thể yêu cầu dịch vụ cho thuê máy photocopy bao gồm:

• Sự kiện, dự án lớn

• Cuộc họp kinh doanh lớn

• Hội nghị, hội thảo

• Thời gian cần in nhiều tài liệu tại nơi làm việc: Báo cáo thường niên, công việc pháp lý.

• Văn phòng hoặc tòa nhà tạm thời / tại chỗ, dự án kĩ thuật hoặc các văn phòng xây dựng (thường làm theo dự án)

 

Để giúp bạn hiểu rõ hơn nữa về lợi ích tiềm năng của việc thuê máy Photocopy từ một trong những nhà cung cấp uy tín, chuyên nghiệp, công ty máy văn Phòng Nguyên xin đưa ra nhưng kiến thức điển hình bên dưới.

 

2. Lợi ích của việc thuê máy Photocopy.

Thuê một máy photocopy văn phòng có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

 

• Giá thuê máy photocopy rẻ hơn giá mua máy.

Khi mua máy photocopy, bạn sẽ cần phải đầu tư một khoản tiền đáng kể, chưa kể nếu như bạn muốn mua một máy nhập khẩu mới 100%. Ngoài ra, bạn cũng sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phí đang thực hiện như chi phí bảo trì, sửa chữa, thay giấy mực,... Khi nguồn tài chính của công ty chưa đủ mạnh thì đây có thể là một khoản chi phí lớn của quỹ tài chính công ty.

 

Giá thuê máy photocopy để sử dụng thường rẻ hơn cho doanh nghiệp của bạn bởi vì bạn chỉ cần trả chi phí thuê hàng năm. Còn lại, tất cả các chi phí khác được bao gồm trong hợp đồng cho thuê của bạn bởi vì đây là hợp đồng bao trọn gói. Hẳn là bạn sẽ rất vui khi biết rằng khi thuê máy photocopy, bạn sẽ không cần phải trả bất kỳ chi phí mực in, tài nguyên hoặc bảo trì nào. Vì là dịch vụ cho thuê thiết bị, nên trách nhiệm của nhà cung cấp là đảm bảo mực không hết và đảm bảo công tác bảo trì hàng năm. Điều này cũng có nghĩa là bạn sẽ ít lo lắng hơn về chi phí phát sinh bên ngoài, tiết kiệm được một khoản tiền đáng kể, có thể bao gồm: phí giao hàng, chi phí giấy (nếu không vượt quá bản in, nếu vượt quá cũng chỉ cần trả phí rất thấp), thiệt hại ngẫu nhiên,...

 

Nếu muốn biết kinh nghiệm chọn mua máy photocopy tốt cho văn phòng, hãy nhấp vào đây.

 

• Nâng cấp khi đơn vị của khách hàng phát triển

Hợp đồng cho thuê máy photocopy thường cho phép bạn được đổi máy mà không cần lí do, thậm chí được đổi để sử dụng những dòng máy mới nhất trên thị trường khi nhu cầu in ấn của đơn vị bạn tăng lên. Vậy là khi thuê máy, trong giai đoạn đơn vị bạn phát triển mạnh, sẽ không cần tốn thêm chi phí để thuê hay mua thêm 1 máy nhỏ hơn , mà chúng tôi luôn hỗ trợ bạn luôn được cập nhật máy photocopy mới nhất, năng suất cao hơn, tính năng phong phú, hiện đại hơn.  

 

• Độ dài hợp đồng có thể thay đổi khi thuê máy photocopy

Một trong những lợi ích tốt nhất khi thuê máy photocopy là bạn có thể thay đổi thời gian thuê trong hợp đồng một cách linh hoạt. Những hợp đồng này cho phép bạn thuê thử trước 6 tháng, hoặc một năm, thủ tục nhanh chóng, dễ dàng có máy ngay trong một vài ngày để sử dụng. Sau thời hạn bạn có thể chấm dứt hoặc thuê thêm mà không bị ràng buộc hay phát sinh thêm gì cả.

 

Bạn có thể để lại email, số điện thoại hoặc gọi trực tiếp để được Khánh Nguyên lắng nghe nhu cầu, tìm ra loại  máy phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn.

 

3. Tính năng cần xem xét khi thuê máy photocopy

Khi nói đến việc thuê một máyphotocopy, có rất nhiều sự lựa chọn kể cả về loại máy và về nơi cung cấp máy photocopy. Bạn cũng nên đảm bảo rằng bạn được tư vấn kĩ cách máy photocopy mà bạn thuê hoạt động như thế nào, vì các nhà sản xuất khác nhau, các dòng máy khác nhau thường được thiết kế theo nhiều cách khác nhau.

 

Trước khi bạn ký hợp đồng thuê máy, bạn cần yêu cầu doanh nghiệp cho thuê đảm bảo máy đã được kiểm tra kỹ các tính năng in ấn để bảo đảm rằng chúng có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng máy của doanh nghiệp.

 

• In màu hoặc in đơn sắc

Thử xem bản in của máy có chất lượng hay không, xác định xem nhu cầu của bạn là gì, bạn cần in màu, đơn sắc (đen trắng) hay là cả hai. Thông thường máy photocopy đơn sắc sẽ rẻ hơn những máy có thể in màu, nhưng sự khác biệt lại thường không đáng kể. Tuy nhiên, mực màu sẽ đắt hơn mực đen trắng, vì vậy bạn cũng có thể cân nhắc để xác định xem khi nào in màu thì cần thiết để tiết kiệm chi phí.

 

• Tốc độ in

Đây là một trong những yếu tố quyết định chính cho các doanh nghiệp khi lựa chọn máy photocopy. Tốc độ máy có thể thay đổi theo nhà sản xuất và đời máy, nhưng quy tắc chung là tốc độ in 20 bản/phút hoặc thấp hơn sẽ phù hợp hơn với các văn phòng nhỏ với khối lượng in thấp.

 

Còn lại, với các văn phòng cỡ trung bình hoặc đang phát triển nhu cầu in ấn cao thì những dòng máy có tốc độ nhanh, công suất lớn, nhiều tính năng là loại máy lý tưởng để thuê hoặc mua.

 

• Kích cỡ giấy in.

Rõ ràng với máy photocopy, các văn phòng hiện tại hầu hết đều muốn sở hữu một máy in ấn được với nhiều kích thước giấy. Nhiều dòng máy photocopy hiện nay có thể đáp ứng được những kích cỡ giấy lớn nhỏ khác nhau, có thể lớn hơn A2 cũng có thể in được những loại giấy có kích thước nhỏ. Vì vậy, ngay từ ban đầu trước khi thuê hoặc mua máy, hãy nói cho nhà cung cấp biết kích cỡ tối đa mà bạn muốn sử dụng cho máy photocopy của mình để tránh bất tiện hoặc lãng phí.

 

• Kết nối.

Hầu hết những dòng máy photocopy hiện nay đều có thể kết nối mạng, thậm chí không dây. Nếu đơn vị bạn có nhu cầu in ấn nhanh, lưu trữ, gửi dữ liệu, hình ảnh thuận tiện để trao đổi trong nhóm hay cả văn phòng, hãy nhờ kĩ thuật viên tại nơi cung cấp tư vấn kĩ hơn. Các kĩ thuật viên sẽ nhiệt tình tư vấn , thậm chí sẽ trực tiếp đến lắp đặt để kết nối máy photocopy thông qua mạng nội bộ của công ty, đảm bảo các thành viên trong công ty có thể dễ dàng sử dụng máy, tư vấn nơi bạn có thể đặt máy in trong văn phòng để thuận tiện đi lại và sử dụng và bảo quản.

 

• Chức năng

Có bao nhiêu chức năng mà đơn vị bạn cần ở máy photocopy, có thể in, photo, scan, fax hay là cả 4 trong 1. Tùy chức năng thì giá thuê máy photocopy sẽ khác nhau nhưng không quá chênh lệnh, bạn có thể thuê máy có chức năng 3 trong 1 hay đơn giản hơn tùy nhu cầu sử dụng. Khi lựa chọn máy có ít chức năng hơn sẽ giảm bớt chi phí nhưng tiềm năng của thiết bị sẽ có phần hạn chế. Nên miễn là bạn xác định đúng nhu cầu, nhà cung cấp sẽ đưa ra cho bạn dòng máy phù hợp nhất.

 

• Kích thước

Kích thước máy không phải là vấn đề lớn nhưng nó cũng là một trong những tiêu chí để bạn tìm được một máy photocopy phù hợp. Đối với những văn phòng nhỏ, bạn nên ưu tiên những loại máy nhỏ, gọn để tránh chiếm diện tích, gây khó khăn cho việc đi lại hoặc vấn đề thẩm mỹ. Nếu như văn phòng của bạn khá rộng, nhu cầu sử dụng lại cao, thì xu hướng sử dụng máy photocopy công nghiệp, có kích thước khá lớn là phù hợp hơn cả.

 

• Chi phí thuê máy photocopy

Chi phí thuê một máy photocopy sẽ tùy thuộc vào thông số kỹ thuật bạn đã chọn và khoảng thời gian bạn cần thuê.

 

Thực tế khi thuê máy photocopy đời mới sẽ tốn chi phí hơn so với máy đời cũ. Nhưng ở công ty Máy văn Phòng Khánh Nguyên, phí dịch vụ chỉ nằm ở 3 mức, 1 triệu đồng, 1 triệu 500 ngàn đồng và 2 triệu đồng. Có nghĩa là để thuê được một dòng máy tốt nhất bạn cũng chỉ cần chi trả tối đa 2 triệu đồng cho mỗi tháng, con số nhỏ so với việc bỏ ra một số tiền lớn để mua máy mới.

 

Để thuê máy photocopy có giá trị tốt nhất, chúng tôi khuyên bạn nên tính chi phí thuê trước. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải dự đoán tương đối về số lượng bản in kể cả in màu và in thường mà đơn vị bạn sử dụng mỗi tháng vì hầu như ở doanh nghiệp cho thuê máy photocopy nào, trong hợp đồng cũng có giới hạn bản in. Một khi bên bạn đã ước lương được số bản in, chọn được dòng máy phù hợp thì rất hiếm khi vượt số lượng. Tuy nhiên, khi in quá bản in, đơn vị bạn cũng chỉ trả 1 mức phí phụ thu rất thấp, tầm 80đ/bản.

 

Ngoài ra, khi thuê một máy photocopy, bạn cần chú ý đến hợp đồng. Khánh Nguyên thường gửi báo giá và hợp đồng trước để khách hàng tham khảo khi đã được tư vấn nhưng không thể đến trực tếp công ty kiểm tra máy. Một hợp đồng thường sẽ bao gồm: Miễn phí mực in, bảo trì, miễn phí vận chuyển và lắp đặt, miễn phí một lượng bản in cố định, thông tin máy và phí dịch vụ thuê máy photocopy. Sau đó kĩ thuật viên sẽ trực tiếp đưa máy lắp đặt cho khách hàng ngay khi hợp đồng được kí duyệt.

 

Trên đây là những thông tin khá đầy đủ để bạn có thể chọn cho mình một chiếc máy photocopy phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Công ty Máy Văn phòng Khánh Nguyên luôn sẵn sàng tư vấn, đưa ra phương án tối ưu nhất cho quý khách hàng.

 

Nếu cần thêm thông tin gì hoặc biết thêm về những ưu đãi, lợi ích khi sử dụng dịch vụ vui lòng liên lạc lại với Khánh Nguyên.

 

Thông tin công ty:

Công Ty Máy Văn Phòng Khánh Nguyên

100 Phổ Quang, Phường 2, Quận Tân Bình, Tp. HCM

Hotline: (028) 39.916.011 - (028) 39.915.813 - 0903.718.738