CÁCH SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY

Máy photocopy là một trong những thiết bị quan trọng nhất trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Là một nhân viên kinh doanh, bạn có thể có trách nhiệm tạo ra hàng trăm bản sao mỗi ngày. Tuy nhiên, không phải ai khi mới tiếp xúc với máy cũng biết dùng nó, thậm chí có người được hướng dẫn cũng ngại khi sử dụng máy vì sợ phức tạp. Thật ra không quá khó để sử dụng máy photocopy. Giống như bạn đang dùng điện thoại Android lại nhảy qua dùng IOS, bạn sẽ bỡ ngỡ thời gian đầu thôi.

Sau đây Khánh Nguyên sẽ đưa ra một bài hướng dẫn nhanh để giúp bạn sử dụng máy và tạo được bản sao chưa đầy hai phút. Có thể nó quá chi tiết so với những ai đã từng sử dụng máy photocopy văn phòng, nhưng thiết nghĩ, bài hướng dẫn này hữu ích với những người lần đâu tiên sử dụng máy.

 

Bật máy photocopy

 

Bước đầu tiên, để sử dụng máy photocopy phải đảm bảo nó đã được kết nối với nguồn điện. Tốt nhất phích cắm của máy nên được cắm vào ổ điện gần với máy nhất., tránh gây vướng, chạm hoặc ngắt nguồn. Tiếp theo, tìm nút nguồn. Hầu hết các máy photocopy  có nút nguồn trên bề mặt máy, nhưng cũng có thể tìm thấy công tắc ở bên hông máy. Nếu bạn thấy rằng thiết bị đã bật nhưng không hoạt động rất có thể, ai đó sau khi sử dụng đã để máy ở chế độ “ngủ”. Trong trường hợp đó, bạn có thể nhấn nút “copy” để máy vận hành lại.

 

Trước khi chuyển sang bước tiếp theo, bạn phải lưu ý, bất kì loại máy móc nào cũng cho nó thời gian tầm 1 đến 2 phút để làm nóng máy, tránh bị giảm công suất do thường xuyên phải vận hành một cách đột ngột. Ngoài ra phải đảm bảo rằng máy photocopy đã có giấy trong đó. Khay giấy được đặt ở mặt trước hoặc mặt bên của thiết bị. Thêm giấy vào khay nếu thấy khay trống hoặc giấy còn quá ít để không bị gián đoạn khi lượng bản in cần nhiều hơn số giấy hiện có trong khay.

 

 

Đặt tài liệu của bạn lên máy photocopy

 

Bước tiếp theo là đặt tài liệu của bạn vào máy photocopy. Hãy nhấc nắp máy lên và đặt tài liệu lên bề mặt kính. Vì trục lăn chính là bề mặt kính bên dưới nên lưu ý, mặt nào bạn muốn sao chép trước hãy lật úp mặt đó xuống trước, đặt ngay ngắn tài liệu theo hình ảnh chỉ dẫn chi tiết trên máy và đóng nắp lại.

 

Chọn số lượng bản sao

 

Nghe đơn giản nhưng có nhiều người sẽ quên chọn số lượng bản sao trước khi in ấn, nên thường máy sẽ cho ra số bản in mặc định của người dùng trước đó. Trên máy photocopy có một màn hình số và một bộ phím cộng và trừ để bạn có thể thay đổi số lượng theo nhu cầu. Một số kiểu máy còn có các phím số để người dùng quen thao tác với phím số dễ dùng hơn.

 

Chọn tùy chọn màu.

 

Hiện nay, nhu cầu tăng lên, việc cần bản in màu hay in trắng đen bình thường rất phổ biến. Các hóa đơn, tài liệu thông thường ở các văn phòng thường dùng trắng đen, nhưng các công ty chuyên về thiết kế, in ấn, hoặc tài liệu sinh động để báo cáo, triển khai dự án thì in màu được ưu tiên. Vì vậy, trước khi máy photocopy đa năng được vận hành thì người dùng phải chọn được kiểu in. Cũng vì vậy mà mỗi khi có khách hàng tìm mua máy photocopy, Khánh Nguyên luôn tham khảo nhu cầu thật chi tiết kể cả nhu cầu in màu, in bản vẽ,... để lựa chọn cho khách sản phẩm phù hợp nhất.

   

Chọn khổ giấy

 

Sau khi bạn chọn tùy chọn màu, bạn sẽ muốn chọn khổ giấy chính xác. Thường thì văn phòng chủ yếu chọn giấy A4, nên có thể cài đặt mặc định. Còn trường hợp đặc biệt hoặc ở các cửa hàng dịch vụ in ấn, quảng cáo thì chọn khổ giấy tùy ý theo khổ từ A1 đến A9. Lưu ý là bạn cần bỏ khổ giấy đó vào khay, tránh phải cắt mất thời gian.

 

Nhấn nút sao chép

 

Cuối cùng, bạn sẽ nhấn nút “Copy” ngay trên bề mặt máy để bắt đầu photo,in,scan,fax theo nhu cầu, nhiều máy có thể thay bằng nút “Begin”. Trong khi vận hành máy, tốt nhất bạn nên đứng đó để xử lí kịp thời những sự cố có thể xảy ra như kẹt giấy, lem mực,...tránh mất thời gian và lãng phí nguyên liệu.

 

 

Và nếu có bất kỳ lỗi nào mà văn phòng bạn không thể tự giải quyết, vui lòng liên hệ trực tiếp với Khánh Nguyên theo hotline  (028) 39.916.011 - (028) 39.915.813 - 0903.718.738 hoặc truy cập trang website để được tư vấn và phục vụ kịp thời nhất.